Гэндальф Скан-Архив

«Скан-Архив» решает задачи по контролю финансовых документов организации

Клиенты могут не беспокоиться о контроле возврата документов в компанию и собирать пакет документов к любой проверке не дольше 30 минут.

Как это работает для исходящих документов

При печати из базы «1С» на документ наносится штрихкод. При возврате документ распознается по этому штрихкоду и прикрепляется к карточке документа в базе «1С».

Вам нужно передать оригиналы документов контрагенту

Отправляете документ на печать - на документ наносится штрихкод

Документы получает и подписывает ваш контрагент

При возврате документ распознается по вашему штрихкоду и скан прикрепится к базе «1С»

Как это работает для входящих документов

Распознавание документа от контрагента производится по реквизитам документа (контрагент, организация и т.п.) и скан-копия прикрепляется к карточке документа в базе «1С».

Контрагент передает документы со своими реквизитами

При возврате документ распознается по реквизитам контрагента

Скан прикрепится к карточке документам в база «1С»

Возможности программы «Скан-Архив»

• Контроль возврата документов от контрагентов

Все документы от поставщиков на месте: можно создать отчет о наличии документов в базе.

Отобрать документы можно либо по контрагенту, если это сверка, либо по типу документов – и выгрузить только накладные, поступления или реализации. При подготовке к проверке отбор можно сделать по периоду и выбрать временные рамки. По заданным параметрам отчет покажет включенные и невключенные в «Скан-Архив» документы.

• Быстрый поиск документов и массовая выгрузка сканов

Удобный поиск по названию организации, контрагенту, типу документы и другим условиям. Программа отразит все подходящие документы, после чего можно выгрузить все выбранные скан-образы в папку или сразу отправить по электронной почте.

• Контроль местонахождения бумажных документов

Можно указать путь к бумажному документу при наличии нескольких архивов. А при наличии нескольких филиалов, – подразделение, где хранится оригинал.

• Автоматическое создание описи документов

После формирования экспорта документов можно автоматически создать опись документов в Excel или Word.

• Автоматический поиск печатей и подписей

При распознавании документов программа показывает, если на документе не хватает подписи или печати.

Что получает клиент благодаря «Скан-Архиву»:

Уверенность

• Все копии документов под рукой в «1С:Предприятии 8».
• Ведение упорядоченного архива прямо в базе «1С:Предприятия 8».
• Проверка полноты возвращенных документов в базе вместе со сканом.
• Ваш клиент знает, кто из сотрудников вернул документы, а кто нет.

Удобство

Получение любой электронной копии всего в пару кликов мыши.

Экономия

• Ваш клиент экономит время и ресурсы – за 3 месяца он полностью окупает программу.
• Вашему клиенту не понадобятся другие системы электронного документооборота.
• Возможность вести весь документооборот в электронном виде уже сейчас (независимо от того, используют ли его контрагенты ЭДО).
• Ваш клиент знает все о каждом документе.

С программой «Скан-Архив» клиентам не придется:

• Нанимать дополнительных сотрудников для работы с архивом.
• Тратить время на поиск и проверку документов.
• Переплачивать за аренду дорогостоящих помещений для хранения документов.
• Постоянно контролировать работу сотрудников.