Дабл Би bb docflow

Визуальный слой bb docflow системы bb workspace органично взаимосвязан с другими слоями, которые, взаимно дополняя друг друга, создают комплексную сбалансированную систему по оперативному управлению организацией, перекрывая по своей значимости и содержанию обычную систему электронного документооборота и «лоскутную» автоматизацию. 

В визуальном слое bb docflow представление документооборота трансформируется под каждого конкретного пользователя, позволяя работать с документами с разных точек зрения, в зависимости от того, что интересует пользователя в каждой конкретной ситуации: по срокам контроля, по типам документов, по номенклатуре дел и проектов, по контрагентам и гражданам, по статусу обработки документов и задач.

Каждый электронный документ характеризуется своей «обложкой» или «карточкой» документа. В «обложку» заносится базовая информация по документу или заданию. На основе информации, указанной в обложке, в автоматическом режиме формируется файл-документ по заданному шаблону. Возможен вариант простого прикрепления любого файл-документа или ввод документа со сканера через интерфейс TWAIN.

На «обложке» документа может быть использован как «гибкий» так «жесткий» маршрут обработки документа с указанием именных или ролевых подписей, формируется список на рассылку документа для ознакомления. Если необходимо, указывается документ-основание, взаимосвязь данного документа с другими документами, формиуются дочерние задачи (поручения, резолюции). Любой документ или задачу (поручение) можно поставить на контроль с указанием контролера, конкретного срока исполнения, с возможностью указания результата контроля.

Поддержана возможность ведения секретного делопроизводства. Все действия пользователей протоколируются системой. Реализрован встроенный контекстный поиск по файлам документов по специальной технологии, оптимизированной для работы с кириллицей.

Визуальный слой bb docflow предназначен для выполнения следующих функций:

• Создание/редактирование/удаление обложек (учетных карточек) документов и задач (поручений).
• Создание/редактирование/удаление документов в формате Microsoft Office.
• Поддержка использования шаблонов документов в формате Microsoft Office.
• Коллективная работа с файл-документами.
• Многостадийная обработка документов и задач.
• Поддержка различных форматов файлов *.doc, *.xlt, *.rar, *.zip, *.html, графических (сканер, факс) и аудио-видео файлов.
• Создание дочерних (зависимых) задач/ поручений /резолюций.
• Поддержка связей учетных карточек во всех возможных комбинациях: документ-документ-..., документ-основание-..., документ-задача-...
• Удобная и быстрая навигация по всем связям.
• Отправка файл-документов по электронной почте, независимо от почтового клиента.
• Автоматическая рассылка уведомлений пользователям системы, в том числе и по электронной почте.
• Подготовка и печать отчетов из системы с использованием пакета Microsoft Office: Word & Excel.
• Контекстный поиск по любым полям и содержанию документов.
• Установка списка подписывающих /согласующих и приоритета наложения подписи /установка списка рассылки.
• Сохранение промежуточных версий документов (сохранение истории работы с документами).
• Протоколирование времени: наложения подписи /отклонения; создания /редактирования; рассылки копий /ознакомления с копией; выдачи поручения /исполнения поручения.
• Использование удобного "ролевого" администрирования.
• Использование различных носителей информации для хранения закрытого ключа средства криптографической защиты информации.
• Удобное представление документов и задач в разрезе: типов документов, дел и проектов, стадий документов, сроков контроля, структуры организации и контрагентов.
• Возможность настройки отображения колонок реестра.
• Встроенные механизмы поиска информации и отчестности в форматах Word & Excel.